City-App DMS · Instituții publice

Registratura instituției, digitală și cu termenele legale sub control

Pentru primării, consilii județene, instituții deconcentrate, școli și alte autorități publice: registratură generală, petiții, solicitări 544, dispoziții și hotărâri, semnătură electronică și arhivare — într-un singur sistem.

Solicită o demonstrațieVezi integrările
City-App DMS · Registratură generală
  • Nr. 12.407 — Petiție privind iluminatul publicOG 27/2002 · termen: 30 de zile 12 zile
  • Nr. 12.398 — Solicitare Legea 544/2001Informații publice · termen: 10 zile 3 zile
  • Dispoziția nr. 412 — semnată PAdESSecretar general · comunicată Semnată
  • Dosar 2016 — predare la arhivăNomenclator arhivistic · 5 ani Arhivat
Termene legale calculate automat · escaladare la depășire
Provocări

Obligații legale, termene stricte, volume mari

Instituțiile publice gestionează mii de documente pe an, fiecare cu termen de răspuns, circuit de semnare și obligație de păstrare.

Registre pe hârtie

Numerele de înregistrare, repartizarea și răspunsurile se urmăresc manual.

Termene legale depășite

Petițiile și solicitările 544 au termene stricte, greu de monitorizat fără un sistem.

Circuit lent al semnăturilor

Dispozițiile și răspunsurile așteaptă semnături fizice de la mai multe persoane.

Arhive greu de administrat

Nomenclatorul și predarea la arhivă cer timp și spațiu.

Soluția

Toate registrele unei instituții, într-un singur sistem

Module configurate pentru specificul administrației publice și integrate nativ cu platforma ePrimăria.

Registratură

Registratură generală cu OCR

Intrări de la ghișeu, pe e-mail, din portal și din aplicația mobilă, cu număr de înregistrare și repartizare automată.

OG 27/2002

Petiții

Evidența petițiilor, redirecționare, conexare și răspuns, cu termenul legal urmărit și escaladare automată.

Legea 544/2001

Informații de interes public

Solicitări înregistrate, termene de 10 / 30 de zile calculate automat și raportul anual generat din sistem.

Acte administrative

Dispoziții și hotărâri

Proiecte, avizare, semnătură electronică, registrul dispozițiilor și comunicarea către Prefectură și persoanele interesate.

Legea 16/1996

Arhivă și nomenclator

Nomenclator arhivistic, termene de păstrare, inventare și pregătirea predării la arhivă.

Intern

Note interne și audiențe

Circuitul notelor interne, referatelor și registrul audiențelor, cu responsabili și termene.

Termene legale

Fiecare termen calculat, fiecare depășire semnalată

La înregistrare, sistemul identifică tipul documentului și calculează termenul legal de răspuns. Responsabilii primesc notificări, iar conducerea vede în timp real ce este întârziat.

  • Petiții (OG 27/2002), solicitări 544 și audiențe cu termenele legale configurate
  • Prelungiri și redirecționări motivate, cu istoric
  • Escaladare automată către șeful de compartiment
  • Rapoarte periodice pentru conducere și pentru raportările obligatorii
Tablou termene · săptămâna curentă
  • 3 documente cu termen depășitUrbanism · Taxe și impozite Escaladat
  • 18 documente scadente în 5 ziletoate compartimentele Atenție
  • 142 de documente soluționatemedia: 6,4 zile La termen
  • Raport anual Legea 544/2001generat automat Disponibil
Interoperabilitate

Integrat cu ePrimăria și portalul instituției

Cererile, petițiile și sesizările depuse online de cetățeni ajung direct în registratură, iar răspunsurile semnate electronic se întorc în contul cetățeanului.

  • Integrare nativă cu City-App ePrimăria și aplicația mobilă
  • Răspunsuri semnate electronic, comunicate online
  • Documente publice publicate automat pe portal (hotărâri, dispoziții)
  • Schimb de date cu aplicațiile fiscale și de contabilitate existente
Cerere online → registratură
  • Cerere certificat fiscal — din aplicația mobilăînregistrată automat · nr. 12.411 Primită
  • Repartizată compartimentului Taxe și impozitetermen: 2 zile În lucru
  • Certificat emis și semnat PAdESfuncționar responsabil Semnat
  • Cetățean notificat · document în contpush + e-mail Comunicat
Integrări

Interoperabil cu sistemele administrației publice

Documentele circulă între registratură, portalul public, aplicațiile interne și serviciile naționale.

API REST / JSON documentatWebhook-uri pentru evenimenteE-mail (IMAP / Microsoft 365 / Google Workspace)Autentificare unică (SSO, Active Directory / LDAP)DigiSign / certSIGN (PAdES, eIDAS)Scanere de rețea și multifuncționaleExport PDF/A, XML, CSV

City-App ePrimăria

Cereri, petiții, sesizări și programări depuse online ajung direct în registratură; răspunsurile revin în contul cetățeanului.

Ghișeul.ro (SNEP)

Plățile asociate cererilor sunt verificate înainte de emiterea documentelor.

DigiSign / certSIGN

Semnătură electronică calificată pentru dispoziții, adrese și certificate.

Aplicații fiscale și de contabilitate

Schimb de date prin API REST / JSON sau interfețe documentate.

Portalul instituției

Publicarea automată a hotărârilor, dispozițiilor și documentelor de interes public.

Integrările se configurează în etapa de analiză, în funcție de sistemele existente și de interfețele puse la dispoziție de furnizorii acestora.

Securitate și conformitate

Conform cadrului legal al administrației publice

Instrumentele tehnice care sprijină instituția în respectarea obligațiilor privind documentele, transparența și protecția datelor.

GDPReIDASOG 27/2002 — petițiiLegea 544/2001Legea 52/2003Legea 16/1996 — arhiveOUG 57/2019 — Codul administrativ
CerințăCum o acoperă City-App DMS
Control accesRoluri pe compartimente și funcții; documentele clasificate sunt vizibile doar persoanelor desemnate.
TrasabilitateJurnal de audit pentru înregistrare, repartizare, vizualizare, modificare și semnare, cu export CSV.
GăzduireCloud în Uniunea Europeană sau infrastructura proprie a instituției, cu backup și restaurare.
ArhivareNomenclator arhivistic, termene de păstrare și pregătirea documentelor pentru predarea la arhivă.
Implementare

De la analiză la utilizare zilnică

  1. 1

    Analiză

    Inventarul documentelor, registrelor, fluxurilor și al sistemelor existente.

  2. 2

    Configurare

    Registre, nomenclator, roluri, șabloane și fluxuri de aprobare.

  3. 3

    Integrare și migrare

    Conectarea aplicațiilor existente și importul documentelor.

  4. 4

    Instruire și lansare

    Utilizatori instruiți, documentație și suport la punerea în funcțiune.

Întrebări frecvente

DMS pentru instituții publice

Poate fi folosit fără platforma ePrimăria?+

Da. City-App DMS funcționează independent pentru orice instituție publică, iar pentru primării se integrează nativ cu ePrimăria.

Cum sunt calculate termenele legale?+

Fiecare tip de document are configurat termenul legal aplicabil (de exemplu pentru petiții sau pentru solicitările de informații de interes public), iar sistemul calculează scadența la înregistrare și trimite notificări înainte de expirare.

Putem păstra numerotarea registrelor existente?+

Da. Registrele, seriile și numerotarea se configurează astfel încât să continue numerotarea folosită în prezent.

Ce se întâmplă cu documentele pe hârtie primite la ghișeu?+

Sunt scanate la înregistrare, recunoscute prin OCR și introduse în același circuit digital, iar originalul se arhivează conform nomenclatorului.

City-App DMS

Alte variante

Prezentarea generală

DMS pentru companii

Contracte, facturi, documente HR și proceduri interne — digitalizate, aprobate și regăsite instant.

Vezi detalii

DMS pentru spitale și unități medicale

Documente administrative și medicale, proceduri și acreditare — cu confidențialitatea cerută de datele de sănătate.

Vezi detalii

O registratură modernă pentru instituția dumneavoastră

Programați o demonstrație și vă arătăm cum funcționează registratura, termenele legale și semnătura electronică pe fluxurile instituției.

Solicită o demonstrație Vorbiți cu un consultant