City-App DMS · Companii

Documentele firmei, aprobate și găsite în secunde

Digitalizați circuitul facturilor, contractelor, documentelor de personal și procedurilor interne. Mai puțină hârtie, aprobări mai rapide și control complet asupra documentelor companiei.

Solicită o demonstrație Vezi integrările

City-App DMS · Aprobare facturi

Factura FX-88213 — Furnizor IT SRLe-Factura · 14.850 lei · centru de cost IT Aprobare 2/3
Contract cadru nr. 77 — expiră în 30 de zileJuridic · alertă reînnoire Alertă
Dosar angajat — act adițional semnatHR · semnătură calificată Semnat
Factura FX-88190 — trimisă la platăFinanciar · exportată în ERP Plătită

Facturi preluate automat din SPV e-Factura și exportate în contabilitate

Provocări

Unde se pierde timpul cu documentele

În majoritatea companiilor, documentele circulă încă pe e-mail, în foldere partajate și pe hârtie — fără termene și fără istoric.

Facturi care așteaptă semnături

Aprobările se blochează când responsabilul lipsește, iar plățile întârzie.

Contracte expirate neobservat

Termenele de reînnoire și garanțiile se urmăresc manual, în tabele.

Dosare HR pe hârtie

Acte adiționale, fișe de post și adeverințe greu de găsit și de actualizat.

Versiuni contradictorii

Același document există în mai multe variante, pe e-mail și pe disc.

Soluția

Un DMS construit pentru procesele unei companii

Module pregătite pentru departamentele financiar, juridic, resurse umane, achiziții și calitate — configurabile după organigrama dumneavoastră.

Financiar

Circuitul facturilor

Preluare din e-Factura și e-mail, OCR, alocare pe centre de cost, aprobare pe praguri valorice și export către contabilitate.

Juridic

Management contracte

Registru de contracte, acte adiționale, garanții și alerte automate la 60 / 30 / 7 zile înainte de expirare.

Resurse umane

Dosare de personal digitale

Contracte de muncă, acte adiționale, fișe de post și adeverințe, cu semnătură electronică și acces restricționat.

Achiziții

Referate și aprobări

Referate de necesitate, comenzi și recepții, cu fluxuri de avizare și trasabilitate până la plată.

Calitate

Proceduri și documente controlate

Proceduri, instrucțiuni și formulare cu versiuni aprobate, difuzare controlată și confirmare de luare la cunoștință.

Corespondență

Registratură de firmă

Corespondența intrată și ieșită, înregistrată automat din e-mail sau scanner, cu repartizare pe departamente.

Aprobare facturi

De la factura primită la plată, fără hârtie

Facturile sunt preluate automat, recunoscute prin OCR și direcționate către aprobatorii corecți în funcție de furnizor, centru de cost și valoare.

Preluare automată din SPV e-Factura și din căsuța de e-mail
Reguli de aprobare pe praguri valorice și delegări în concedii
Potrivire cu comanda și recepția înainte de plată
Export către ERP sau programul de contabilitate

Flux aprobare · FX-88213

Recepționată din e-Facturaazi, 09:12 · automat Pas 1
Aprobată de șeful de departamentazi, 10:40 · M. Ionescu Pas 2
Aprobare director financiartermen: mâine, 12:00 În curs
Trimitere la platădupă aprobare · export ERP Urmează

Contracte și HR

Termene sub control, documente sensibile protejate

Registrul de contracte și dosarele de personal sunt centralizate, cu alerte automate, semnătură electronică și acces doar pentru persoanele autorizate.

Alerte de expirare și reînnoire pentru contracte și garanții
Acte adiționale și adeverințe generate din șabloane
Semnătură electronică calificată, la distanță
Acces restricționat la documentele de personal, conform GDPR

Contracte · următoarele 60 de zile

Contract mentenanță clădireexpiră în 7 zile · reînnoire automată Urgent
Licențe software — acord anualexpiră în 28 de zile Atenție
Garanție bună execuție — Lot 2expiră în 45 de zile Planificat
Contract transport — act adițional 3semnat electronic azi Semnat

Integrări

Conectat la ERP, contabilitate și ANAF

Documentele și datele circulă automat între DMS și aplicațiile companiei, fără reintroducere manuală.

API REST / JSON documentatWebhook-uri pentru evenimenteE-mail (IMAP / Microsoft 365 / Google Workspace)Autentificare unică (SSO, Active Directory / LDAP)DigiSign / certSIGN (PAdES, eIDAS)Scanere de rețea și multifuncționaleExport PDF/A, XML, CSV

ERP și programe de contabilitate

Export de facturi aprobate, parteneri și centre de cost; sincronizare de nomenclatoare prin API sau fișiere (ex. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, WinMentor, SAGA, SmartBill, Nexus).

ANAF — SPV e-Factura

Preluarea automată a facturilor primite prin sistemul național e-Factura, cu fișierul XML și reprezentarea PDF.

Microsoft 365 și Google Workspace

Înregistrarea documentelor direct din e-mail, autentificare unică și stocare conectată.

Aplicații HR și salarizare

Date de angajat sincronizate pentru generarea actelor și a adeverințelor.

CRM și aplicații interne

Documente atașate automat clienților, proiectelor și comenzilor, prin API REST și webhook-uri.

Integrările se configurează în etapa de analiză, în funcție de sistemele existente și de interfețele puse la dispoziție de furnizorii acestora.

Securitate și conformitate

Documentele companiei, protejate

Control acces granular, criptare și trasabilitate completă pentru documente financiare, juridice și de personal.

GDPReIDAS — semnătură calificatăe-Factura (ANAF)Arhivare PDF/AJurnal de audit

Cerință	Cum o acoperă City-App DMS
Control acces	Roluri, departamente și permisiuni la nivel de document; acces restricționat la dosarele de personal.
Criptare	HTTPS / TLS pentru toate comunicațiile; date stocate în centre de date din UE sau on-premise.
Trasabilitate	Jurnal de audit pentru vizualizare, descărcare, modificare și semnare.
Continuitate	Backup automat, restaurare și versiuni anterioare ale documentelor.

Implementare

De la analiză la utilizare zilnică

1
Analiză

Inventarul documentelor, registrelor, fluxurilor și al sistemelor existente.
2
Configurare

Registre, nomenclator, roluri, șabloane și fluxuri de aprobare.
3
Integrare și migrare

Conectarea aplicațiilor existente și importul documentelor.
4
Instruire și lansare

Utilizatori instruiți, documentație și suport la punerea în funcțiune.

Întrebări frecvente

DMS pentru companii

Putem prelua automat facturile din e-Factura?+

Da. DMS-ul poate prelua facturile primite prin SPV e-Factura și le introduce direct în fluxul de aprobare, împreună cu fișierul XML și reprezentarea PDF.

Funcționează cu programul nostru de contabilitate?+

Facturile aprobate și datele asociate pot fi exportate prin API sau prin fișiere de import compatibile. Modul concret de integrare se stabilește în analiza inițială.

Câți utilizatori putem avea?+

Platforma se dimensionează după numărul de utilizatori și volumul de documente; propunerea comercială se face în funcție de aceste elemente.

Putem semna contracte la distanță?+

Da, cu semnătură electronică calificată prin furnizori acreditați, conform eIDAS, direct din fluxul documentului.

City-App DMS

Alte variante

Prezentarea generală

DMS pentru spitale și unități medicale

Documente administrative și medicale, proceduri și acreditare — cu confidențialitatea cerută de datele de sănătate.

Vezi detalii

DMS pentru instituții publice

Registratură generală, petiții, solicitări 544, dispoziții și hotărâri — cu termene legale urmărite automat.