Ghid migrare de la hârtie la digital pentru primării — 6 pași

Trecerea de la arhivă pe hârtie la sistem digital este maratonă, nu sprint. Iată ghidul practic în 6 pași pentru primăria ta.

Pas 1: Inventariere (2-4 săptămâni)

• Câte metri liniari de dosare aveți?
• Ce categorii predomină (HCL, cereri, contracte)?
• Ce stare fizică au (bune, deteriorate, mucegăite)?
• Câte pagini estimezi?

Pas 2: Prioritizare

Nu tot deodată. Start cu:

• Documente cu acces frecvent (cereri cetățeni, HCL recente)
• Documente cu risc pierdere (vechi, deteriorate)
• Documente cu valoare istorică (registre populație secolul 20)

Pas 3: Scanare (bulk)

• Scanner document feeder 60 pag/min minim
• 300 DPI minimum, 600 DPI pentru registre vechi
• Format: PDF/A-3 (arhivable pe termen lung)
• Batch processing: 50-100 pagini per PDF

Pas 4: OCR + indexare

• OCR românesc (Tesseract 5)
• Metadata: data document, categorie, autor, subiect
• Indexare Elasticsearch

Pas 5: Verificare + validare

• Verificare acuratețe OCR pe eșantion (min 5%)
• Corectare metadata greșite
• Testare căutare

Pas 6: Arhivare fizică + backup

• Documente originale ambalate + etichetate
• Spațiu controlat climatic
• Backup digital: 3-2-1 rule (3 copii, 2 medii diferite, 1 offsite)

Vezi soluția City-App DMS pentru migrare.